Сохранить и использовать: перенос списка контактов из Яндекс Почты в CRM ПланФикс

Контакты (базы данных) - один из самых ценных массивов информации для предпринимателя.

Опыт экспорта контактных данных из Яндекса.Почты с последующим преобразованием, коррекцией и импортом в CRM ПланФикс для повседневного использования.


ВВЗ(Внезапно-Возникающая Задача) появилась в процессе работы как всегда неожиданно. Шел штатный процесс работы по внедрению и интеграции CRM ПланФикс в бизнес-процессы рекламного агентства.


Создавались статусы, настраивались этапы сделок, сценарии. И тут заказчик задал вполне закономерный вопрос, как быть с базой клиентов, а точнее просто контактов, которые набрались почти за 20 лет усердного труда и хранились в Яндекс Почте, в разделе «Контакты».


В процессе экспорта контактов из Яндекса.Почты выяснилось, что их аж 5500…

Ранее, подавляющее большинство наших заказчиков использовали в качестве почтовых сервисов либо почту Mail.Ru, либо Google Почту и импорт контактов для баз данных CRM происходил оттуда в виде файла формата CSV (разделители - запятые) , либо с файла Excel, где и хранилась импровизированная БД.


Зайдя в раздел «Контакты» почтового ящика Яндекс Почты заказчика перешли в Импорт контактов. И вот тут появилось разочарование от прочитанной информации:


Яндекс.Почта поддерживает импорт и экспорт контактов, сохранённых в формате vCard.


Всё замечательно vCard хороший и удобный формат для экспорта контактов, НО не нашем случае. Нужны были форматы Ecxel: XLSX, XLS или в крайнем случае CSV (разделители - запятые) которые может принять CRM ПланФикс для обработки.


«Помощь друга» в виде вариантов поиска в Яндексе и Google была неубедительна. Кто-то сообщал что пытался открывать файлы формата vCard блокнотом, кто-то MS Excel, и несмотря на неубедительность этих вариантов мы опробовали их все, на всякий случай.


На мониторе отображался полный бред в различных вариантах кодировок.

В процессе «мозгового штурма» у команды прозвучало два варианта преобразования файла vCard в нужный нам формат: с помощью программы Microsoft Outlook или нечто аналогичного. Дело в том, что формат vCard запросто возможно импортировать Microsoft Outlook, но вот возможен ли потом экспорт в нужном нам формате XLSX?


В виду того, что никто в нашей команде не использует замечательный сервис Microsoft Outlook мы принялись искать альтернативный вариант какой-нибудь почтовой программы.


Выбор пал на Mozilla Thunderbird - (Thunderbird в переводе означает «Буревестник», и которая является бесплатной кроссплатформенной свободно распространяемой программой для работы с электронной почтой и группами новостей).



Скачав в свободном доступе на сайте thunderbird.net последнюю версию почтовой программы MozillaThunderbird мы её установили на ноутбук. Подключать учетную запись Яндекс.Почты не стали, так как перед нами стояла только одна задача - получить список почтовых контактов из формата vCard в формате XLSX, XLS или CSV для последующего импорта в CRM ПланФикс.


Надо отдать должное разработчикам этой программы, она с огромными возможностями, о которых широкой публике даже неизвестно, и она блестяще справилась поставленной нами задачей: приняв импорт файла abook.vcf с данными контактов и произведя их экспорт в виде файла CSV (разделители - запятые).


Этого результата мы и ожидали. Программа Mozilla Thunderbird сыграла в данной ситуации роль своеобразного конвертора форматов файлов и выполнив этим самым полдела. Файл abook.vcfпринял вид abook.csv


Вторую часть работы предстояло выполнять уже в online сервисе Google Таблицы ввиду того, что лучше всего производить различные действия по коррекции файлов формата CSV (разделители - запятые) возможно только в Google Таблицах. Нам предстояло подготовить файл abook.csv к импорту в CRM, убрав все лишние данные и столбцы из таблицы файла.


В итоге, для импорта в CRM из всего массива данных содержащихся в файле нам нужны были только Имя, Фамилия, Организация и Email. Номера телефонов и прочие данные в карточку контактов заказчиком в процессе повседневной переписки не вносились, и по этой причине пустые столбцы и строки таблицы были удалены.


Таблица с контактными данными приняла логически завершенный вид и далее для импорта в CRM была сохранена в формате XLSX, а файл теперь принял вид abook.xlsx


На этом все «танцы с бубнами» и были завершены, файл легко был принят при импорте CRM ПланФикс, контакты загрузились согласно указанных столбцов и заказчику оставалось лично распределить перенесенные контакты по тем группам, на которые он сам решил их разделить: клиент, поставщик, партнер и т.д.


Возможно кому-то придется столкнуться с такой ситуацией при экспорте контактов из Яндекса.Почты и опыт команды агентства «RUSTAS» окажется подспорьем для решения аналогичной задачи.


Мы далее будем публиковать материалы, которые помогут решать повседневные задачи в повседневной жизни и бизнесе.

Просмотров: 47

"RUSTAS.RU" © 2010-2020 

+79094533720 phone/whatsapp/viber

  • Vkontakte Social Icon
  • Facebook Social Icon
  • Instagram Social Icon